Time-to-Fill: qué es, cómo medirlo y cómo reducirlo a la mitad

El time-to-fill promedio en LATAM es 45 días. Las agencias top lo tienen en 18-22 días. La diferencia no es suerte — es proceso.

Time-to-Fill (TTF) es el número de días desde que una posición se abre hasta que el candidato acepta la oferta. Es el KPI más importante de cualquier proceso de reclutamiento — y el que más se ignora.

Por qué importa más de lo que crees

Cada día que una posición está vacante tiene un costo real para el cliente:

• Un Country Manager vacante puede significar $50,000-$200,000 USD en revenue no generado por mes
• Un Head of Engineering vacante puede retrasar un lanzamiento de producto completo
• Un CFO vacante puede bloquear una ronda de inversión

Cuando tu agencia reduce el TTF de 45 a 20 días, no solo estás siendo más rápido — estás generando valor económico medible para tu cliente.

Cómo calcular tu TTF real

TTF = Fecha de oferta aceptada — Fecha de apertura de la posición

El error más común: medir desde cuando el candidato llega a tu pipeline, no desde cuando el cliente abrió la posición. Eso infla los números artificialmente.

Mide las últimas 20 posiciones que cerraste. Suma los TTF y divide entre 20. Ese es tu baseline real.

Los 5 puntos donde se pierde más tiempo

1. Del briefing al primer candidato: 5-12 días (debería ser 2-3)

La falta de un intake estructurado hace que el reclutador empiece a buscar sin claridad. Resultado: candidatos incorrectos que el cliente rechaza.

Fix: Intake form digital con el HM antes de empezar. 20 minutos que ahorran 2 semanas.

2. De candidato a feedback del cliente: 4-8 días (debería ser 24-48 horas)

El cliente no responde el PDF que le mandaste por correo.

Fix: Client portal donde el cliente ve y responde desde el teléfono en 2 minutos.

3. Del feedback a la entrevista: 3-7 días (debería ser 1-2)

Coordinar agendas por correo y WhatsApp.

Fix: Invite automático con opciones de horario desde el ATS.

4. De entrevista a decisión: 5-10 días (debería ser 1-3)

Sin estructura de feedback, la decisión se arrastra.

Fix: Formulario de feedback estructurado que el HM llena inmediatamente después de la entrevista.

5. De decisión a oferta: 3-7 días (debería ser 1-2)

Aprobaciones internas del cliente sin seguimiento activo.

Fix: Next-action definida en el ATS con fecha límite y responsable.

La meta realista por tipo de posición

Las agencias que usan Klyver reportan una reducción promedio del 51% en TTF en los primeros 60 días. El client portal y el intake estructurado son los dos cambios de mayor impacto.