Qué poner en un contrato de agencia de reclutamiento

El contrato con el cliente es lo que decide si cobras cuando alguien intenta no pagarte. La mayoría de los conflictos de una agencia (candidato que aplicó "por su cuenta", cliente que contrata seis meses después, reemplazo que se pide fuera de plazo) se resuelven o se pierden por lo que dice, o no dice, ese documento. Estas son las cláusulas que no pueden faltar.

1. El hecho que dispara el pago

Define con precisión qué cuenta como "colocación". Lo estándar: el candidato acepta una oferta por escrito. Deja claro que aplica aunque lo contraten para un puesto distinto al de la búsqueda original, y aunque entre como contractor y luego pase a nómina.

2. Ventana de atribución

Por cuánto tiempo, después de que presentaste a un candidato, el cliente te debe el fee si lo contrata. Seis a doce meses es lo común. Sin esta cláusula, el cliente puede esperar a que "expire" la relación y contratar sin pagar.

3. Cómo se registra una presentación

Un candidato queda "presentado" cuando mandas su información por un medio con fecha (correo, el portal). Anótalo: evita la discusión de "a ese ya lo teníamos en la base". Si no hay registro, no hay presentación.

4. Garantía de reemplazo

Si el candidato se va o lo despiden dentro de un plazo (30, 60, 90 días), buscas un reemplazo sin cobrar de nuevo. Acota bien:

• Aplica solo si el cliente ya pagó la factura completa.
• No aplica si el rol se elimina, cambia de alcance, o si hubo despido masivo.
• Es un reemplazo, no una devolución. Si prefieres ofrecer devolución parcial, ponlo como opción tuya, no derecho del cliente.
• Una sola vez por posición.

5. Exclusividad (si aplica)

En búsquedas con anticipo, define si eres la única agencia en ese rol y por cuánto tiempo. Si no es exclusiva, di qué pasa cuando dos agencias presentan al mismo candidato: normalmente gana quien lo registró primero.

6. El fee, en números

Porcentaje o monto fijo, sobre qué base (sueldo bruto anual, ¿incluye bono?, ¿incluye primer año de variable?), y cuándo se factura. "20% del paquete anual" es ambiguo; "20% del sueldo base bruto anual, facturado a la aceptación de la oferta, pago a 15 días" no lo es.

7. Datos y confidencialidad

Quién puede ver la información de los candidatos, qué pasa con ella al terminar, y que el cliente no puede pasar tus CVs a otra agencia o a otra sede.

Cómo ayuda Klyver

Klyver guarda la fecha y el medio de cada presentación de candidato por cliente, así que la ventana de atribución y el "ya lo teníamos" dejan de ser una discusión de memoria. Las condiciones de cada cuenta (fee, base, plazo de pago, garantía) viven en el cliente, y la pre-factura se arma con esos términos al llegar a oferta.